Information für Patientinnen und Patienten: Telefonassistent Kilian

[Praxisname], [Straße Hausnummer], [PLZ Ort], Telefon [Praxisnummer], E-Mail [Praxis-E-Mail] (Verantwortliche im Sinne der DSGVO)

Wer geht ans Telefon?

Wenn Sie unsere Praxis anrufen und das Team gerade behandelt, nimmt Kilian den Anruf an. Kilian ist ein KI-Telefonassistent, kein Mensch. Er sagt Ihnen das zu Beginn des Gesprächs. Kilian vereinbart, verschiebt und storniert Termine, beantwortet organisatorische Fragen (Anfahrt, Öffnungszeiten, Mitbringen) und nimmt Anliegen für das Team auf. Kilian gibt keine medizinischen Auskünfte. Wenn Sie lieber mit einem Menschen sprechen möchten, sagen Sie das einfach. Das Team ruft Sie zurück.

Notfall: Kilian ist kein Notrufdienst. Bei akuten Beschwerden wählen Sie bitte die 112.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Ihre Telefonnummer, Ihr Name und die Angaben, die Sie im Gespräch machen (z. B. Terminwunsch, Behandlungsart, Anliegen).
• Gesundheitsangaben nur, soweit Sie sie selbst nennen (z. B. „Krankengymnastik nach Knie-OP“).
• Das Gespräch wird nicht als Tonaufnahme gespeichert. Es entsteht ein schriftliches Protokoll (Transkript) und eine kurze Zusammenfassung für das Praxisteam. Das Transkript wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Wenn Sie einen Termin vereinbaren, erhalten Sie auf Wunsch eine Bestätigung und Erinnerung per SMS.

Wozu und auf welcher Grundlage?

Die Verarbeitung dient der Terminorganisation und der Kommunikation mit Ihnen als Patientin oder Patient. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Die Nutzung des Telefonassistenten liegt zudem in unserem berechtigten Interesse an einer erreichbaren Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wer erhält die Daten?

Den Telefonassistenten betreibt für uns die BitsAndBucks GmbH (Marke KI-Lian), Gräfenwiese 2, 49201 Dissen am Teutoburger Wald, als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Sie und ihre Dienstleister sind vertraglich zur Vertraulichkeit und nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union (Frankfurt am Main) verarbeitet. Für die Sprachausgabe (Kilians Stimme) und, falls wir Nachrichtenkanäle nutzen, für die Textverarbeitung können Dienstleister mit Sitz in den USA eingesetzt werden; dies ist durch das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Ihre Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Wie lange speichern wir?

Transkripte 30 Tage. Termindaten und aufgenommene Anliegen so lange, wie sie für Ihre Behandlung und unsere Praxisorganisation nötig sind, längstens nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Behandlungsunterlagen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an unsere Praxis unter den oben genannten Kontaktdaten. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig für uns: [Aufsichtsbehörde des Bundeslandes].

Sie möchten Kilian nicht nutzen? Rufen Sie zu unseren Sprechzeiten an, wenn das Team frei ist, schreiben Sie uns eine E-Mail oder sagen Sie Kilian, dass Sie einen Rückruf wünschen. Es entstehen Ihnen keine Nachteile.

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