Allgemeine Geschäftsbedingungen KI-Lian

BitsAndBucks GmbH, Gräfenwiese 2, 49201 Dissen am Teutoburger Wald, Amtsgericht Osnabrück HRB 222601, vertreten durch den Geschäftsführer Jan Malte Sander (nachfolgend „Anbieter“). KI-Lian ist eine Marke der BitsAndBucks GmbH.

1. Geltungsbereich

1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung des Dienstes „KI-Lian“ (nachfolgend „Kilian“ oder „Dienst“) zwischen dem Anbieter und dem Kunden. Kunden sind ausschließlich Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, insbesondere Praxen der Heil- und Gesundheitsberufe.

1.2 Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

2. Leistungsgegenstand

2.1 Kilian ist ein KI-gestützter Telefonassistent, der als Software-as-a-Service bereitgestellt wird. Er nimmt Anrufe entgegen, die der Kunde per Rufumleitung an eine vom Anbieter bereitgestellte Rufnummer leitet, führt Gespräche in deutscher Sprache, vereinbart, verschiebt und storniert Termine nach den vom Kunden hinterlegten Regeln, nimmt Anliegen auf und leitet Notfälle nach der vom Kunden hinterlegten Notfallregel weiter. Je nach Tarif werden zusätzlich Nachrichten über Instagram, Facebook Messenger und WhatsApp beantwortet.

2.2 Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf ki-lian.ai und im Praxis-Bereich zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Anbieter darf den Dienst weiterentwickeln, solange der vertragliche Kernzweck (Anrufannahme und Terminvereinbarung) erhalten bleibt.

2.3 Kilian ist keine medizinische Leistung. Er erteilt keine medizinischen Auskünfte, Diagnosen oder Empfehlungen und ersetzt keine Sprechstunde. Der Kunde bleibt für die Behandlung und die Kommunikation mit seinen Patientinnen und Patienten allein verantwortlich.

2.4 Notfälle. Kilian erkennt bestimmte vom Kunden hinterlegte Notfallwörter und verfährt dann nach der Notfallregel des Kunden (Ansage, Weiterleitung an eine Rufnummer oder Verweis auf 112). Kilian ist kein Notrufsystem. Der Kunde stellt sicher, dass Patientinnen und Patienten auch außerhalb von Kilian einen Notfallweg haben, und dass die hinterlegte Notfallregel richtig und aktuell ist.

2.5 Kennzeichnung als KI. Kilian gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI-Assistent zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung, EU 2024/1689). Der Kunde darf diese Kennzeichnung nicht abschalten oder umgehen.

3. Vertragsschluss, Testphase

3.1 Der Vertrag kommt mit der Registrierung im Praxis-Bereich und Bestätigung der E-Mail-Adresse zustande.

3.2 Der Dienst beginnt mit einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen, gerechnet ab dem ersten von Kilian angenommenen Anruf, spätestens jedoch 60 Tage nach Registrierung. In der Testphase gelten die Leistungsgrenzen des Tarifs „Praxis+“. Eine Zahlungsmethode ist für die Testphase nicht erforderlich.

3.3 Nach Ablauf der Testphase wird der Dienst nur fortgesetzt, wenn der Kunde einen kostenpflichtigen Tarif bucht. Andernfalls nimmt Kilian keine Anrufe mehr entgegen; der Zugang zum Praxis-Bereich bleibt 30 Tage zur Datenmitnahme bestehen.

4. Tarife, Preise, Abrechnung

4.1 Es gelten die bei Buchung angezeigten Tarife. Zum Stand dieser AGB:

4.2 Gesprächsminuten über dem Inklusivvolumen werden mit 0,29 € netto je angefangener Minute abgerechnet. Gezählt werden alle von Kilian geführten Gespräche (eingehend und ausgehend, z. B. Nachrücker-Anrufe), sekundengenau aufsummiert und je Abrechnungsperiode auf volle Minuten aufgerundet.

4.3 Das WhatsApp-Add-on wird gesondert berechnet; der Preis wird bei Buchung angezeigt.

4.4 Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus für die Grundgebühr und nachträglich für Mehrminuten über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde erhält Rechnungen elektronisch.

4.5 Bei Zahlungsverzug darf der Anbieter den Dienst nach Mahnung mit Fristsetzung von 7 Tagen aussetzen. Die Zahlungspflicht bleibt bestehen.

4.6 Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens 6 Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail an. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden kündigen; andernfalls gilt der neue Preis.

5. Laufzeit, Kündigung

5.1 Kostenpflichtige Tarife laufen monatlich und verlängern sich jeweils um einen Monat, wenn sie nicht bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt im Praxis-Bereich (Einstellungen → Abo) oder per E-Mail an hallo@ki-lian.ai.

5.2 Der Kunde kann den Dienst im Praxis-Bereich pausieren; während der Pause nimmt Kilian keine Anrufe an, die Grundgebühr entfällt, Daten bleiben erhalten.

5.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde den Dienst rechtswidrig nutzt, die KI-Kennzeichnung umgeht oder mit zwei Monatsbeträgen in Verzug ist.

5.4 Nach Vertragsende löscht der Anbieter die Daten des Kunden gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 9) innerhalb von 30 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Kunde kann seine Daten bis dahin exportieren.

6. Pflichten des Kunden

6.1 Der Kunde richtet die Rufumleitung selbst ein und hält sie aktuell. Er sorgt dafür, dass Anrufbeantworter, Warteschleifen oder andere Systeme die Umleitung nicht verhindern.

6.2 Der Kunde hinterlegt Öffnungszeiten, Behandler, Terminarten, Praxiswissen und Notfallregel richtig und vollständig und prüft sie regelmäßig. Kilian antwortet auf Grundlage dieser Angaben; für deren Inhalt ist der Kunde verantwortlich.

6.3 Der Kunde informiert seine Patientinnen und Patienten in geeigneter Form über den Einsatz eines KI-Telefonassistenten und die damit verbundene Datenverarbeitung (z. B. Datenschutzhinweise in der Praxis und auf der Website). Eine Vorlage stellt der Anbieter bereit.

6.4 Der Kunde nutzt den Dienst nur für die eigene Praxis und nur im Rahmen der geltenden Gesetze. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln; der Anbieter empfiehlt die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

6.5 Der Kunde darf Kilian nicht dazu verwenden, Patientinnen und Patienten unaufgefordert zu kontaktieren, es sei denn, diese haben dem zugestimmt (z. B. Warteliste).

7. Verfügbarkeit, Wartung, Störungen

7.1 Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Monatsmittel an, gemessen an der Erreichbarkeit der Anrufannahme. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster (in der Regel nachts, max. 4 Stunden je Monat), Störungen bei Telefonnetzbetreibern, beim Kunden oder höhere Gewalt.

7.2 Bei Nichterreichbarkeit von Kilian greift die Rufumleitung des Kunden nicht; Anrufe verbleiben dann beim Kunden. Der Kunde sollte die Umleitung so einstellen, dass sein Team weiterhin erreichbar bleibt (verzögerte Umleitung).

7.3 Störungen meldet der Kunde an hallo@ki-lian.ai. Der Anbieter reagiert an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.

8. Haftung

8.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

8.2 Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens jedoch auf die vom Kunden in den 12 Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

8.3 Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass Kilian auf Grundlage unrichtiger oder unvollständiger Angaben des Kunden gehandelt hat, die Rufumleitung nicht eingerichtet war oder der Kunde die Notfallregel nicht gepflegt hat.

8.4 KI-Systeme erzeugen Antworten probabilistisch. Der Anbieter schuldet einen sorgfältig entwickelten und überwachten Dienst, nicht die Richtigkeit jeder einzelnen Aussage im Gespräch. Der Kunde prüft aufgenommene Anliegen und gebuchte Termine im Praxis-Bereich.

8.5 Der Kunde sichert die von ihm im Praxis-Bereich exportierbaren Daten regelmäßig selbst.

9. Datenschutz, Verschwiegenheit

9.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten von Patientinnen und Patienten ausschließlich im Auftrag des Kunden. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil dieses Vertrags ist und bei Registrierung abgeschlossen wird.

9.2 Der Anbieter und die von ihm eingesetzten Personen sind zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB verpflichtet; der Anbieter verpflichtet Subunternehmer entsprechend.

9.3 Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Anrufe werden nicht als Audio gespeichert; Transkripte werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

10. Nutzungsrechte, Referenz

10.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, den Dienst für die eigene Praxis zu nutzen.

10.2 Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz nennen.

11. Änderungen dieser AGB

Der Anbieter darf diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen per E-Mail ändern, soweit dies aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Gründen erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten AGB; hierauf weist der Anbieter in der Ankündigung hin.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

12.2 Gerichtsstand ist Osnabrück.

12.3 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: September 2026