Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO

zwischen

dem Kunden (Praxis, wie im Praxis-Bereich angegeben) – nachfolgend „Verantwortlicher“ –

und

der BitsAndBucks GmbH, Gräfenwiese 2, 49201 Dissen am Teutoburger Wald, vertreten durch den Geschäftsführer Jan Malte Sander – nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ –

1. Gegenstand und Dauer

1.1 Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen den KI-Telefonassistenten „KI-Lian“ (Anrufannahme, Terminvereinbarung, Aufnahme von Anliegen, Notfallweiterleitung, optional Nachrichtenbeantwortung über Instagram, Facebook Messenger und WhatsApp) sowie den zugehörigen Praxis-Bereich.

1.2 Die Dauer richtet sich nach dem Hauptvertrag (AGB KI-Lian). Dieser AVV endet mit dem Hauptvertrag.

2. Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

2.1 Zweck: Entgegennahme und Führung von Telefongesprächen und Textnachrichten mit Patientinnen und Patienten des Verantwortlichen, Vereinbarung, Verschiebung und Stornierung von Terminen, Aufnahme von Anliegen und Rückrufwünschen, Erkennen von Notfallwörtern und Weiterleitung, Versand von Terminbestätigungen und -erinnerungen (SMS, E-Mail), Wartelisten-Anrufe, Bereitstellung von Zusammenfassungen, Transkripten und Auswertungen im Praxis-Bereich.

2.2 Art der Verarbeitung: Erheben (Sprache, Text), Transkribieren, Verarbeiten durch Sprachmodelle zur Gesprächsführung, Speichern, Übermitteln an die vom Verantwortlichen verbundenen Kalender, Anzeigen im Praxis-Bereich, Löschen.

2.3 Kategorien betroffener Personen: Patientinnen und Patienten sowie sonstige Anrufende und Schreibende (z. B. Angehörige, Lieferanten), Mitarbeitende des Verantwortlichen.

2.4 Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten der Anrufenden: Name, Rufnummer, ggf. E-Mail-Adresse
• Gesprächsinhalte: Transkript, Zusammenfassung, aufgenommene Anliegen, Terminwünsche; keine Audioaufzeichnung
• Termindaten: Datum, Uhrzeit, Terminart, Behandler, Neupatient ja/nein
• Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), soweit sie im Gespräch genannt werden, z. B. Beschwerden, Verordnungen, Behandlungsart, Notfallhinweise
• Metadaten: Zeitpunkt, Dauer, Ergebnis des Gesprächs
• Mitarbeitende: Name, Kürzel, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kalender-Verbindungsdaten

2.5 Verarbeitungsort: Rechenzentren in der Europäischen Union (Frankfurt am Main), soweit in Anlage 3 nichts anderes ausgewiesen ist.

3. Weisungen

3.1 Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen erfolgen durch die Konfiguration im Praxis-Bereich (Öffnungszeiten, Behandler, Terminarten, Praxiswissen, Notfallregel, Kanäle, Automatik-Einstellungen) sowie in Textform an hallo@ki-lian.ai.

3.2 Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Bestätigung aussetzen.

4. Vertraulichkeit und § 203 StGB

4.1 Der Auftragsverarbeiter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und über die besonderen Anforderungen an Gesundheitsdaten belehrt wurden.

4.2 Der Auftragsverarbeiter und die eingesetzten Personen sind mitwirkende Personen im Sinne von § 203 Abs. 3 und 4 StGB. Sie werden auf die Geheimhaltungspflicht und die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung hingewiesen. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Subunternehmer, die Zugriff auf Gesprächsinhalte haben können, entsprechend (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB).

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und entwickelt sie fort. Das Schutzniveau darf dabei nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen teilt er dem Verantwortlichen mit.

6. Subunternehmer

6.1 Der Verantwortliche genehmigt die in Anlage 3 genannten Subunternehmer.

6.2 Beabsichtigte Änderungen (Hinzufügen, Ersetzen) kündigt der Auftragsverarbeiter mindestens 4 Wochen vorher per E-Mail an. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

6.3 Der Auftragsverarbeiter überträgt seine Pflichten aus diesem AVV vertraglich auf Subunternehmer und bleibt gegenüber dem Verantwortlichen für deren Leistung verantwortlich.

6.4 Dienste, die der Verantwortliche selbst verbindet (Google Kalender, Microsoft 365, Meta-Konten), sind keine Subunternehmer des Auftragsverarbeiters; hierfür gelten die Verträge des Verantwortlichen mit dem jeweiligen Anbieter. Der Auftragsverarbeiter greift nur mit den vom Verantwortlichen erteilten Berechtigungen zu.

7. Drittlandübermittlung

Übermittlungen in Drittländer finden nur statt, soweit in Anlage 3 ausgewiesen, und nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen. Der Verantwortliche kann in den Einstellungen die Option „nur EU-Stimme“ wählen; dann wird für die Sprachausgabe kein Anbieter außerhalb der EU eingesetzt.

8. Unterstützung des Verantwortlichen

8.1 Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen (Art. 12–22 DSGVO). Auskunft, Export und Löschung einzelner Gespräche und Termine kann der Verantwortliche im Praxis-Bereich selbst vornehmen; darüber hinausgehende Anfragen beantwortet der Auftragsverarbeiter innerhalb von 7 Tagen.

8.2 Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und der Konsultation der Aufsichtsbehörde mit den ihm verfügbaren Informationen.

9. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Kenntnis, mit den nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Angaben, soweit sie vorliegen; fehlende Angaben werden nachgereicht.

10. Löschung und Rückgabe

10.1 Während der Vertragslaufzeit gilt: keine Audioaufzeichnung; Transkripte werden 30 Tage nach dem Gespräch automatisch gelöscht; Zusammenfassungen, Anliegen und Termine bleiben für die Praxisorganisation gespeichert, bis der Verantwortliche sie löscht oder der Vertrag endet.

10.2 Nach Vertragsende löscht der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten des Verantwortlichen innerhalb von 30 Tagen, nachdem der Verantwortliche Gelegenheit zum Export hatte. Ausgenommen sind Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. Rechnungsdaten); diese werden gesperrt.

10.3 Backups werden spätestens 30 Tage nach der Löschung überschrieben.

11. Nachweise und Kontrollen

11.1 Der Auftragsverarbeiter stellt auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen bereit (Beschreibung der TOMs, Subunternehmerliste, Bescheinigungen der Subunternehmer).

11.2 Der Verantwortliche kann nach Ankündigung von 14 Tagen während der Geschäftszeiten Kontrollen durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen, höchstens einmal jährlich, sofern kein konkreter Anlass besteht.

12. Haftung, Schlussbestimmungen

12.1 Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO und den Regelungen des Hauptvertrags.

12.2 Änderungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen geht dieser AVV dem Hauptvertrag in datenschutzrechtlichen Fragen vor.

12.3 Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Osnabrück.

Anlage 1 · Verarbeitungsübersicht

Siehe Ziffer 2. Verarbeitungsort: EU (Frankfurt am Main) für Datenbank, Anwendung und Telefonie-Plattform; Abweichungen in Anlage 3.

Anlage 2 · Technische und organisatorische Maßnahmen (Stand 30.09.2026)

Zutritts-, Zugangs-, Zugriffskontrolle

• Betrieb ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren der Subunternehmer (ISO 27001 / SOC 2), kein eigener Serverbetrieb, kein physischer Zugriff durch den Auftragsverarbeiter.
• Zugang zum Praxis-Bereich nur mit E-Mail-Adresse, Passwort und E-Mail-Bestätigungscode; optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP), die nach Aktivierung für alle Datenzugriffe erzwungen wird.
• Mandantentrennung auf Datenbankebene: jede Tabelle trägt die Praxis-ID, Zugriff nur über Row-Level-Security-Richtlinien, die die Mitgliedschaft des angemeldeten Nutzers prüfen. Sensible Spalten (Zugangstoken für Kalender und Kanäle, Gesprächsinhalte) sind zusätzlich über Spaltenrechte vom Client-Zugriff ausgeschlossen.
• Rollen „Inhaber“ und „Team“ mit abgestuften Rechten. Einladungen laufen über einmalige Links mit 7 Tagen Gültigkeit.
• Administrativer Zugriff des Auftragsverarbeiters nur über personalisierte Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung; Service-Schlüssel liegen ausschließlich in der Serverumgebung (Netlify-Umgebungsvariablen), nie im Code.

Übertragungs- und Speicherkontrolle

• Transportverschlüsselung (TLS 1.2+) für alle Verbindungen: Browser, Telefonie-Plattform, Kalender, Nachrichtenkanäle, E-Mail, SMS.
• Verschlüsselung der Datenbank im Ruhezustand (AES-256) beim Datenbankanbieter. Zugangstoken für Kalender und Kanäle zusätzlich anwendungsseitig mit AES-256-GCM verschlüsselt.
• Webhooks der Telefonie- und Nachrichtenplattformen werden über geheime, praxisbezogene Pfad-Token bzw. Signaturen authentifiziert.
• Keine Audioaufzeichnung von Gesprächen. Erkennbare persönliche Daten werden in Gesprächsprotokollen der Telefonie-Plattform maskiert (PII-Redaction).

Eingabekontrolle

• Revisionsprotokoll (audit_log) für Konfigurationsänderungen, Kanalverbindungen, Abrechnungsereignisse, Wartelisten-Anrufe und Systemfehler mit Zeitstempel und handelndem Nutzer.

Verfügbarkeitskontrolle

• Tägliche automatische Backups der Datenbank beim Datenbankanbieter (Aufbewahrung 7 Tage), Speicherung innerhalb der EU (Frankfurt am Main).
• Automatisches Fehler-Alerting an den Auftragsverarbeiter; Monitoring der Webhook- und Cron-Verarbeitung.
• Rufumleitung liegt beim Verantwortlichen; bei Ausfall des Dienstes verbleiben Anrufe bei der Praxis.

Trennungskontrolle

• Logische Mandantentrennung (siehe oben), getrennte Umgebungen für Entwicklung und Produktion, Testdaten nur in der Entwicklungsumgebung.

Löschkonzept

• Transkripte: automatische Löschung 30 Tage nach dem Gespräch (täglicher Datenbankjob).
• Demo-Anfragen von der Website: Löschung nach 90 Tagen.
• Server-Logs: 14 Tage.
• Vertragsende: vollständige Löschung innerhalb von 30 Tagen (Ziffer 10).

Organisation

• Verpflichtung aller Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit und § 203 StGB, Schulung zu Gesundheitsdaten.
• Minimalprinzip bei Berechtigungen, regelmäßige Überprüfung der Subunternehmer-Zertifikate, dokumentierter Prozess für Datenpannen (Ziffer 9).
• Gesprächsdaten werden bei keinem Subunternehmer zum Training von KI-Modellen verwendet (vertraglich zugesichert, „Zero Data Retention“ bzw. „No Training“).

Anlage 3 · Subunternehmer (Stand 30.09.2026)

Nicht Subunternehmer, sondern vom Verantwortlichen beauftragte Dienste: Google (Google Kalender), Microsoft (Microsoft 365 Kalender). Der Auftragsverarbeiter liest Frei/Belegt-Zeiten und schreibt Termine nur mit den vom Verantwortlichen erteilten Berechtigungen.

Stand: September 2026